Virusfrykt i åpent landskap

Husker du den gang en ambulerende kontorstol ved et luftig langbord i åpent landskap var selve symbolet på fremtidens arbeidsplasser. “Free seating”, “hot desk” og “lounge-området” var begreper som ble sett på som frigjørende, mulighetsskapende og selvfølgelig – fra et lukket styreromsperspektiv – kostnadsbesparende. 

Det var før 2020. Nå er det kommet virus i de åpne landskap. 

I dag jobber mange coworking-selskaper for å gjøre de tidligere så luftige og inkluderende bedriftslokalene om til mer avgrensede kontorplasser. Spesielt lounge-områder, “hot desker”, konferanserom og møtesaler blir bygget om. 

– Hvis jeg satt på en stor slump med penger nå, ville jeg nok ikke investert i konferanserom, bemerker Salman Saeed, styreleder og gründer i kontorformidlingsselskapet Flexspace. 

Saeed, som tidligere var eiendomsdirektør for Wework i Norden og har vært tett på utviklingen av coworking-bransjen i mange år, forteller at det siste året har forandret hva kundene etterspør. Eller kanskje ikke forandret, men snarere akselerert en trend som allerede var gryende pre-corona. 

Kraftig omsetningssvikt

Før vi ser nærmere på hva fremtiden kan bringe, er det betimelig med et stillbilde av dagens situasjon. Forrige uke lanserte Union Gruppen sin femte analyse av coworking-markedet i Norge. Union har analysert et utvalg på 11.000 fleksible kontorplasser i Norge fordelt over 45 coworking-aktører – mesteparten i Stor-Oslo. Hovedkonklusjonen er kort sagt at belegget er ned grunnet Covid-19.

I gjennomsnitt er bare 58 prosent av plassene hos coworking-aktørene i dag fylt opp. Det er tre prosentpoeng lavere enn i august og åtte prosentpoeng lavere enn i fjor vinter. I praksis vil dette si at om lag 6.000 av de 14.100 fleksible arbeidsplassene undersøkt står ledige. Aktørene anslår overfor Union at de har tapt i gjennomsnitt 21 prosent av omsetningen etter at Covid-19 slo inn over Norge 12. mars i fjor.

Et belegg på 58 prosent kan bli utfordrende for bransjen. Union beregner at  “break-even” for et coworking-senter i gjennomsnitt ligger på 73 prosent. I tillegg er det kommet til en rekke nye prosjekter som har åpnet eller er planlagt å åpne i løpet av 2021. Inkludert de nye sentrene beregner Union at for at belegget skal holde seg på dagens nivå, må rundt 2.000 nye medlemmer komme til. 

– Hovedtrenden er at kapasiteten har økt mer enn antall medlemmer. Selv om det har vært en vekst i antall personer som benytter seg av slike typer lokaler, har belegget gått ned, påpeker senioranalytiker Ann Kristin Aure i Union Gruppen. 

Forskjellige tjenester

Unions undersøkelse viser derimot at det er stor forskjell i hva som faktisk er rammet av tjenestene coworking-aktørene tilbyr. Faste kontorplasser er i mindre grad rammet enn såkalte hot desks – altså en leieavtale hvor kunden får en fleksibel kontorplass i et åpent landskap. Dette er da plasser som gjerne brukes av flere kunder. I dag står mer enn halvparten av disse plassene tomme. 

I 2. halvår 2020 kom hele 88 prosent av omsetningen fra utleie av faste plasser, mens åtte prosent kommer fra hot desks. Resten, kun fire prosent, kommer fra utleie av møterom, konferansesenter og andre tilleggstjenester. 

– Hot deskene var krevende å få leid ut allerede før pandemien. Man ser at andelen av slike plasser utgjør en stadig mindre del av belegget – i dag er det 13 prosent. Noen aktører har gjort om slike plasser til faste plasser, fordi de ser at faste plasser er lettere å fylle opp. Pandemien har gått mest utover disse plassene, og selvsagt også konferanse-, møterom- og event-delen til aktørene,  forteller Aure. 

Ifølge Aure begynte coronaåret 2020 ganske dårlig for coworking-selskapene, men overraskende nok har aktiviteten tatt seg opp i 4. kvartal. 

– Signeringsvolumet til arealstatistikk hadde registrert en ganske solid økning i fjerde kvartal. To av tre aktører rapporterer at de har fått henvendelser fra leietagere med kortsiktige arealbehov som følge av corona. Mange ønsker å tegne korte leieavtaler i påvente av hvordan situasjonen utvikler seg. 

I tillegg kommer, som før nevnt, flere nyetableringer. 

– Hva er grunnen til at det har kommet nye coworking-sentre til nå under pandemien? 

– Mesteparten av disse nyetableringene var allerede var i en prosess påbegynt før Covid-19 traff Norge. Så skal det sies at mange av disse sentrene som egentlig skulle ha åpnet i fjor, har blitt utsatt til i år. Og noen har blitt lagt helt på is, blant annet det nye senteret til Wework på Aker Brygge. 

Trøbbel for Wework

Wework er selskapet som i stor grad kan tilskrives æren for coworking-trenden. Eller, iallfall, som kan tilskrives æren for narrativet rundt coworking-konseptet.

Wework ble startet tilbake i 2010 i New York av Adam Neumann og Miguel McKelvey. Siden har selskapet eksplodert. I januar 2019 var Wework det heteste navnet i åpne landskap – fra New York til Tjuvholmen hvor de nettopp hadde åpnet sitt første coworkingsenter i Norge. 

I 2019 var Wework verdsatt til hele 47 milliarder dollar, og de sto foran en planlagt notering på New York-børsen. Deretter fulgte en rekke skandaler, og verdsettelsen stupte til åtte milliarder dollar mot slutten av året. Den karismatiske Adam Neumann, som hadde profilert seg som en slag guru innen moderne kontorløsninger, forlot selskapet, og børsnotering uteble.

I begynnelsen av 2020  fortsatte de dårlige nyhetene også lokalt i Norge. Weworks to norske direktører, Henrik Botten Taubøll og før nevnte Salman Saeed, var begge ute av selskapet innen coronaviruset satte inn for fullt i mars. 

Etter planen skulle de i 2020 åpne et nytt senter på Aker Brygge, men i oktober kom nyheten om at planene var lagt på is. 

Tiltak mot corona

Kapital har vært i kontakt med Wework og spurt om hvorvidt kanselleringen av det planlagte senteret skyldtes coronapandemien, eller hvordan de har opplevd det siste året. De har ikke svart direkte på dette, men har derimot redegjort for arbeidet de legger ned i smittevern.

Selskapet opererer med tre tilbud: privat kontor, kontor i felleskap og hot desk i åpent landskap. De har felles vrimleområder, kantine, bar og en rekke små telefon- og arbeidsbåser. Blant tiltakene finner vi mer personlig plass, stadig desinfisering, bedre airconditioning. På hjemmesiden deres kan du gå igjennom en betydelig mengde materiale rundt deres forebyggende tiltak. 

Wework har også introdusert et nytt tilbud de kaller “Wework on demand”. Her kan bedrifter og personer som ikke er medlemmer betale for kontorplass på times- eller dagsbasis. 

– Et kortsiktig sjokk

En fersk masteroppgave i eiendomsutvikling fra Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) skrevet av Hans Jørgen Hansen og William Thorenfeldt, ga følgende definisjon på coworking:

“Coworking forstås som fleksible kontorlokaler med et bredt servicetilbud, bestående av en fysisk og sosial side [...] Den fysiske siden handler om kontorarealenes fysiske utforming, herunder planløsning og design, som stimulerer til interaksjon og fellesskap mellom medlemmene.”

Den umiddelbare observasjonen er at dette er et lite coronavennlig konsept. Covid-19 traff landet da studien var i innspurten, men kandidatene fikk likevel fyrt av noen spørsmål til sine informanter om pandemien på tampen. Svarene de fikk var gjennomgående at informantene hadde opplevd avlyste eventer, “frysing” av medlemskap og ekstremt lite kontorbesøk i perioden. Flere av informantene opplyste om betydelige tap.

– Covid-19 er et kortsiktig sjokk for bransjen. Alt du vanligvis forbinder med åpent landskap går dårlig sammen med smittevern, påpeker førsteamanuensis Knut Boge på NMBUs institutt for eiendom og jus.

Han ser for seg at pandemien kan føre med seg en rekke varige endringer.  

– Jeg tror at du fremover vil se en trend i coworking-bransjen hvor det differensieres sterkere mellom avskjermede kontorer og åpent landskap. Jeg tror videre at du vil se endel andre endringer som kommer til å bli varige. Ta teknologien for digitale møter. Den har vært der i mange år, men nå har man blitt tvunget til å ta den i bruk. Dette kan til dels erstatte en del av møteaktiviteten vi har vært vant til, sier han, men påpeker: 

– Jeg tror derimot ikke vanlige møter vil forsvinne. Det blir en blanding. 

Flere medier har det siste året skrevet om farene ved åpent landskap. Boge tror at behovet for denne typen kontorlandskap vil vedvare, men at det vil kreve et helt annet regime enn tidligere. 

– I det store bildet er corona en stor hump i veien. De fleste selskapene vil nok overleve. Du kan si at coworking er en del av en megatrend.

En del av urbaniseringen

En megatrend er noe som utvikler seg under store sosiale, økonomiske, politiske og teknologiske endringer. Det Boge her mener, er at coworking-bransjen treffer behovene som følger av tre megatrender – digitalisering, urbanisering og delingsøkonomi – ved at de gjør om fysisk eiendom og areal til tjenester.

– Folk, og spesielt unge folk, bor i byene stadig oftere i trange små leiligheter og hybler. De må ut for å jobbe. Da blir coworking attraktivt, gitt at det er kontroll på smittevern. Dette handler også om ting som områdestrategi, verdsetting av eiendommer osv. 

Ifølge Boge er de aktørene som nå er i trøbbel de som er underkapitalisert og sitter på dyre avtaler. Dette er aktører som lite omstillingsdyktige. 

– Det å drive coworking på en god måte krever at du kan management og tjenesteleveranser, og forstår kundene dine og leietagernes behov. Tidligere har du sett at mange av disse aktørene har vært flinke. De har kuratert klientellet sitt omtrent som på en nattklubb. 

Hvilket bringer oss tilbake til utviklingen som den tidligere Wework-direktøren, Saeed i Flexspace, pekte på innledningsvis. 

– Trenden nå er fleksibilitet. I fremtiden vil virksomheter vokse organisk basert på behovet, ikke bare på hva de har bundet opp av areal. Fleksibilitet er kommet for å bli, slår Saeed fast. 

– Hva mener du egentlig med det? 

– Mye av kravene fra kundene er det samme nå som før pandemien. Primært styrer beliggenhet og pris hva en leietager ser etter, men vi ser en endring på at kunder ønsker større fokus på kostnadsbildet. Kunder ønsker ikke å binde opp selskapets midler i lange leiekontrakter.

Fleksibilitet med nedside 

Saeed har registrert mye av det samme som Unions analyse påpeker: at inntektene har falt i coronaåret, og at det er de åpne delene av bransjen – hot desk, møterom og event m.m. – som står for den største nedgangen. 

– I lys av hele situasjonen vi befinner oss i er det ganske naturlig. Men du må huske på at det er de private kontorene som utgjør de store inntektene innen coworking, og der er det godt belegg . Hot desk er en liten del av det. 

Flexspace lever av å formidle kontorplasser mellom kunder og coworking-aktører. Saeed opplyser at de har en overraskende stor pågang. 

– Det at bedrifter i det hele tatt tar kontakt med oss, tilsier at de ser etter noe annet enn de gjorde tidligere. Det vil ha et “all inclusive” leieforhold tilpasset en endret verden. 

Og det de først og fremst ser etter er, mer kortsiktige leieavtaler. Fleksibilitet, med andre ord. 

Skjønt, denne fleksibiliteten kommer ikke uten en nedside. Mer av risikoen flyttes over til selskapene som driver coworking-sentrene. 

– Noe av fordelen med coworking kontra tradisjonelle avtaler er at det er skalerbart. Det kan tas ned og opp alt ettersom aktivitetsnivået i bedriften endres. Men den fleksibiliteten er også et problem for forretningsmodellen. Du kan sammenligne det med å drive et treningssenter. Jo flere støttemedlemmer du har jo mer lønnsomt blir det, men korte bindingstider kan gjøre det lettere å si opp abonnementet. Coworking-selskapene sitter ofte på langsiktige kontrakter med gårdeierne, påpeker Boge fra NMBU. 

For ytterligere å legge sten til byrden viser Unions analyse at konkurransen om medlemmene sentrene imellom er stor. Ifølge undersøkelsen kommer 22 prosent av nye medlemmer i ett senter fra et annet senter. Og det åpnes stadig nye sentre. 

Satser på Youngstorget

Et selskap som ikke ser ut til å ha latt seg affisere nevneverdig av coronapandemien er Mesh. Uten noen videre fanfare 4. januar i år lanserte selskapet sitt nye coworking-senter i Møllergaten ved Youngstorget i Oslo. Prosjektet har ligget to år på tegnebrettet. Pandemien til tross har fremdriften vært noenlunde etter skjema. 

Gründer Anders Mjåset fortalte til Kapital i fjor sommer at de opplevde en utfordrende periode med “heftig mange permitterte”. I dag mener han at pågangen etter corona vil bli større enn noensinne. 

– Første del av 2020 var tøff. Vi var i en slags limbo etter sommeren i fjor, men nå opplever vi stor interesse. Jeg tror pågangen vil bli større etter corona enn den var før. I vårt nye senter har vi 47 kontorer, og pr. i dag har vi fått leid ut 40 av dem. Det er et belegg vi er fornøyd med. Vi opplever at det er større interesse etter nye former for kontor nå enn noensinne før. 

– Hvordan har Covid-19 påvirket dere? 

– De største forandringene ligger i hvordan vi planlegger driften. Vi har tonet ned mat, drikke og event, og har forhandlet frem nye leieavtaler på sentrene våre. Videre har vi gjort om endel møterom til kontorer.

Også Mjåset trekker frem fleksibilitet i leieavtaler som en driver for pågangen. Den abonnementsløsningen de selger mest av i dag, er på tre til seks måneders binding. 

– Hvis arbeidsgiver plutselig må sende hjem folk over tid grunnet f.eks. corona, betaler de for masse ekstra. Bedrifter og enkeltmannsforetak kjenner de kostandene på kroppen. De ønsker den fleksibiliteten mindre leiekontrakter gir dem. En av de største risikoene til bedrifter er kontorkostnader. Hos oss tar du vekk den risikoen. 

– Ser etter totaltilbyder

– Det grunnleggende konseptet i dag er fleksibel eiendom. Vi prøver å ta eierskap mot en nisje, og den nisjen er at vi tilpasser kontorene du leier til det behovet bedriften din har. Du trenger ikke kjempedyrt videoutstyr, for det er allerede med i leiekontrakten din. Det samme med kantine osv. Noen aktører vil fremover slite med å ha over 50 prosent dekning på stedene sine, men det er fordi de driver dem dårlig. Du må ha et godt tjenestetilbud, forteller Mjåset.  

Selv om klassiske coworking-konsepter som lounge, hot desk, konferanser o.l. har hatt et dårlig år, tror ikke Mjåset disse tilbudene vil forsvinne. 

– Jeg tror det egentlig det motsatte. Jeg tror folk fortsatt kommer til å ha et veldig ønske om å ta uformelle businessmøter på kafé, og at eventmarkedet kommer til å få seg en kraftig boom når pandemien er over.