Fra 1. januar 2020 ble virksomheters aktivitets- og redegjørelsesplikt styrket. Alle arbeidsgivere, uansett størrelse, har plikt til å jobbe aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering på arbeidsplassen.
Aktivitets- og redegjørelsesplikten pålegger i tillegg alle arbeidsgivere med over 50 ansatte og alle offentlige virksomheter, å jobbe etter en bestemt arbeidsmetode for å fremme likestilling og hindre diskriminering, og redegjøre for dette.
Advokatfullmektig Elisabeth F. Sætersdal-Walle i EY mener mange bedrifter er blitt flinke til å gjennomføre og rapportere aktiviteter rettet inn mot likestilling og ikke-diskriminering.
– Problemet er at få har god oversikt over hva som gjøres og det er lite systematisert dokumentasjon. Omfattende krav må ha gode systemer og struktur. EY benytter i stor grad teknologi i jobben med bærekraft, mangfold og inkludering – nøkkelen til å sikre god etterlevelse fremover, sier hun.
Har laget en app
EY har derfor laget et verktøy som skal forenkle denne jobben for selskaper, «EY Equal». Appen lar virksomheter på en enkel måte systematisere alt arbeidet som gjøres på området og sjekke om de overholder alle kravene i loven knyttet til likestilling og ikke-diskriminering.
– Appen er et godt hjelpemiddel for å lettere få oversikt over hva som gjøres innenfor likestillingsområdet, og det blir lettere for virksomhetene å dokumentere det som skrives i årsrapporten. Et godt system og en god struktur på rapporteringen vil også effektivisere prosessen med utarbeidelsen av den årlige redegjørelsen, sier revisjonspartner Anders Gøbel i EY.
Aktivitets- og redegjørelsesplikten og åpenhetsloven hører til «S»-en i ESG. Fokuset på ESG har tradisjonelt vært miljøaspektet. Nå er det «S»-en som kommer i rampelyset.
– Aktivitets- og redegjørelsesplikten blir en helt vesentlig del av å sikre godt arbeid på den sosiale dimensjonen – sammen med åpenhetsloven, sier Sætersdal-Walle.
– Betydelig arbeid
En av virksomhetene som har hatt stort fokus på de sosiale rapporteringskravene i ESG er Color Line. Konserndirektør HR, Einar Monstad, forteller at de over har hatt stort fokus på arbeidsgivers aktivitets- og redegjørelsesplikt de siste årene.
– Vi har lagt ned betydelig arbeid og ressurser på å legge til rette for gode systemer og struktur i dette arbeidet. Color Line har prioritert dette arbeidet ytterligere etter de skjerpede kravene kom. VI så tidlig behov for å systemstyre dette arbeidet og har implementert et digitalt verktøy (EY Equal) for å kartlegge og dokumentere arbeidet, sier han, og fortsetter:
– Vi har også sett nytten av å ha alle disse elementene godt dokumentert og på plass i andre sammenhenger, der vi som arbeidsgiver kan bli bedt om å legge frem dokumentasjon på vårt forebyggende arbeid for likestilling og ikke-diskriminering.
Omfattende arbeid
Loven forplikter virksomheter til å gjøre aktivitetene etter en bestemt fire-stegs modell som innebærer å: undersøke risiko, analysere årsak, iverksette tiltak og evaluere. Et klassisk arbeidshjul.
Arbeidsgivere har vært pålagt å jobbe med dette i flere år, det er ikke noe nytt. Sætersdal-Walle forteller at lovendringen i 2020 blant annet innebærer en innskjerping av regelverket.
– Dette ved at de virksomhetene som skal følge fire-stegs modellen også må foreta en lønnskartlegging etter kjønn, samt kartlegge bruken av ufrivillig deltid. Kartleggingene krever betydelig arbeid. Derfor er det åpnet for å gjennomføre dette annen hvert år, første gang i årsberetningen for 2021. Resultatene fra kartleggingene skal inn som redegjørelse i årsberetningen eller annet offentlig dokument, sier Sætersdal-Walle.
Sætersdal-Walle forteller at skjerpingen av lovkravet kan man si skyldes at lovgiver ikke har sett den ønskede effekten av likestillingsarbeidet i virksomhetene.
– Aktivitets- og redegjørelsesplikten er derfor lovgivers måte å overføre et ansvar til samfunnets viktigste aktører og blir et viktig instrument for å oppnå reell likestilling. Vi har ellers også i lang tid hatt tilstøtende regler om samfunnsansvarsrapportering i regnskapsloven, sier hun, og fortsetter:
Lovgiver har søkt en løsning som ikke blir altfor avansert og har forsøkt å ivareta hensynet til små bedrifter. I praksis blir dette likevel en vanskelig øvelse for mange bedrifter, også de helt store.
Ikke uavhengig attestasjonskrav
– Hvordan er etterlevelsen?
– Lovkravet har kommet brått på mange. Kravet for noen utilgjengelig og ukjent. Det er derfor ujevnt hvor stort fokuset er. De største bedriftene vet godt om regelverket, men det betyr ikke at de redegjør godt og i tråd med regelverket. De mindre virksomhetene har ofte ikke nok kunnskap om innholdet i kravet, og trenger ofte både tid og i rettledning for å forstå og rapportere i henhold til loven. Her spiller revisor en sentral rolle i opplysningsarbeidet, sier Sætersdal-Walle.
Ifølge Gøbel er det ikke krav til uavhengig uttalelse fra revisor på redegjørelsen om den faktiske tilstanden på kjønnslikestilling og hva virksomheten gjør for å oppfylle aktivitetsplikten.
– Redegjørelsen skal gis i årsberetningen, eller i annet offentlig tilgjengelig dokument, og regnes som øvrig informasjon i årsrapporten. I forbindelse med revisjonen av årsregnskapet er det vår oppgave å lese den øvrige informasjonen med det formål å vurdere om det gis opplysninger i henhold til relevante lovkrav og hvorvidt det foreligger vesentlig inkonsistens mellom den øvrige informasjonen og årsregnskapet eller kunnskap vi har opparbeidet oss under revisjonen, sier han.
– Revisor skal også vurdere om den øvrige informasjonen tilsynelatende inneholder vesentlig feilinformasjon. Dersom vi konkluderer med at redegjørelsen som en del av den øvrige informasjonen i årsrapporten inneholder vesentlig feilinformasjon eller betydelige mangler, er vi pålagt å rapportere det.
– Jeg har imidlertid ikke erfart at det foreligger så vesentlige mangler eller feilinformasjon i redegjørelsen at det har nedført behov for å rapportere om dette i revisjonsberetningen, sier han.
– Teknisk
Aktivitets- og redegjørelsesplikten er et krav på selskapsnivå. Det betyr at man skal rapportere på mor- og datternivå i Norge.
– Det kan derfor bli teknisk og praktisk vanskelig å presentere funnene i årsrapporten, hvis ikke selskapet har gode systemer og strukturer, sier Sætersdal-Walle.
– Hvor mye skal man skrive i årsrapporten?
– Redegjørelsen har visse minimumskrav. Det er viktig at alle tallene for kjønnslikestilling er med. Videre skal man beskrive arbeidet med fire-stegs modellen, herunder skrive om de 15 diskrimineringsgrunnlagene og hvilke risikoer som ble identifisert gjennom året og tiltakene som har blitt iverksatt og evaluert, sier hun.
– En annen mulighet er å redegjøre for hovedpunktene i årsberetningen og vise til en mer fullstendig rapport i annet offentlig tilgjengelig dokument. Denne kan for eksempel publiseres på selskapets hjemmeside, skyter Gøbel inn.
Rush av nye reguleringer
Det er styret i selskapet som har det overordnede ansvaret for aktivitets- og redegjørelsesplikten. Å forankre dette i styret er derfor både nødvendig, og en forutsetning for å lykkes i arbeidet.
– I selskaper hvor styret er på ballen og gir et klart mandat og målsetting, er det ofte bedre arbeidsrutiner knyttet til likestillingsarbeidet, sier Sætersdal-Walle.
Ifølge Gøbel vil det komme mange nye reguleringer og rapporteringskrav de neste årene.
– Det er derfor viktig å få på plass rutiner slik at arbeidet blir dokumentert. Mye av informasjonen skal attesteres av revisor, så det stiller høye krav til dokumentasjon og internkontroll. Spesielt innen bærekraft vil det skje mye fremover, sier han.
Aktivitets- og redegjørelsesplikten har en klar parallell til andre tilstøtende rapporteringskrav, som åpenhetsloven som trer i kraft fra 1. juli i år. Ivaretakelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen forretningsdrift og leverandørkjede og årlig rapportering blir viktige bidrag fra virksomhetene.
– Kravet er likevel ikke noe nytt. Hele vår norske arbeidsmiljølov er i praksis bygget opp med tilsvarende vernebestemmelser for å ivareta samme hensyn og formål, sier Sætersdal-Walle.
