Advarer mot oppsigelse på e-post

Rettspraksis åpner for at det er mulig å sende en oppsigelse til en ansatt på e-post. Advokatene Kari Bergeius Andersen og Kristian Foss Aalmo vil likevel ikke anbefale det.

Velg papir: Kari Bergeius Andersen og Kristian Foss Aalmo i Storeng, Beck & Due Lund anbefaler ikke å sende oppsigelse på e-post.  Foto: Silje Sundt Kvadsheim / Finansavisen
Næringsliv

Sommeren 2020 fikk en mann som var ansatt i et bilverksted en e-post fra sin arbeidsgiver, med emnetittel "Oppsigelse av ditt arbeidsforhold".

E-posten kom etter at arbeidsgiveren i lengre tid hadde vært misfornøyd med mannens arbeidsinnsats. 

Den ansatte hadde tidligere fått en advarsel blant annet knyttet til negativ holdning, at han nektet å gjøre oppgaver, hadde lange røykepauser nesten hver time og var mye borte fra jobb uten å levere egenmelding eller sykemelding.

Men arbeidsgiver så ingen bedring, og da den ansatte sa nei til å flytte ferien på tross av en bemanningskrise på jobben, ble altså oppsigelsen sendt på e-post.

Men det skulle vise seg å være lite taktisk av arbeidsgiver.

Mannen gikk nemlig til sak mot arbeidsgiveren og bestred oppsigelsen og grunnlaget for dem. Da han vant frem i Vestfold tingrett, anket arbeidsgiveren. Men det gikk ikke bedre i Agder lagmannsrett: Oppsigelsen ble kjent usaklig.

Formkrav ved oppsigelse

Oppsigelsen skal være skriftlig

Skal leveres til den ansatte personlig eller sendes rekommandert

Må minst inneholde opplysninger om:

  • adgang til å kreve forhandlinger og reise søksmål hvilke frister som gjelder for forhandlinger og søksmål
  • hvem et eventuelt søksmål skal rettes mot
  • retten til fortsette i stillingen mens forhandlinger eller søksmål pågår
  • skyldes oppsigelsen nedbemanning eller forhold i virksomheten, skal det opplyses om fortrinnsrett til ny ansettelse.
Kilde: Arbeidsmiljøloven

Opplysninger manglet

Hvordan kunne det gå sånn, når så mye tydet på at mannen ikke hadde gjort arbeidsoppgavene sine på en god måte?

For det første hadde arbeidsgiveren gjort en av de vanligste feilene som gjøres når en ansatt sies opp, levert en formuriktig oppsigelse.

"Oppsigelsen (...) ble gitt på epost. Den inneholdt ingen av de opplysningene som iht. aml. 15-4 annet ledd skal gis når en arbeidstaker sies opp. Det er dermed ingen tvil om at oppsigelsen er formuriktig", heter det i dommen.

Det er nemlig et krav at en oppsigelse tilfredsstiller en rekke formkrav (se faktaboks). Blant disse er at oppsigelsen skal inneholde opplysninger om arbeidstagerens rettigheter, som rett til å reise søksmål og til å fortsette i stillingen.

Leter etter feil

De to arbeidsrettsadvokatene Kari Bergeius Andersen og Kristian Foss Aalmo, begge i Storeng, Beck & Due Lund, tok nylig opp temaet oppsigelse på e-post i et foredrag på Arbeidsrettskonferansen i regi av HR Norge. Der poengterte de viktigheten av å sørge for at oppsigelsen følger alle formkravene.

– Oppsigelsesdokumentet må være i tråd med lovens krav, sier Kristian Foss Aalmo.

– Det mange arbeidstageradvokater gjør først når de får en sak, er å sette seg ned med oppsigelsesbrevet og se om det er noen formfeil, sier Kari Bergeius Andersen.

– Og dersom en oppsigelse er formuriktig, har ikke lenger arbeidstager en søksmålsfrist på åtte uker, men kan gå til sak når som helst senere, sier hun.

I en annen sak som nylig ble behandlet i Hålogaland lagmannsrett, kom det frem at selv små feil når det gjelder formkrav kan være avgjørende. I den saken fremmet arbeidstager mer enn seks måneder etter at oppsigelsen var mottatt et krav om erstatning og oppreisning med begrunnelse i at det oppsigelsesbrevet hadde manglet et av formkravene: Arbeidstageren var ikke opplyst om sin rett til å kunne fortsette i stilling.

Det kom lagmannsretten til at var nok til at arbeidstageren fikk fremme sitt krav.

– Man må altså ikke fikle med malen, sier Foss Aalmo.

Når kommet frem? 

I stadig flere oppsigelsessaker blir oppsigelsen sendt på e-post. Det gjaldt for begge disse sakene, og også da en boligsameie ville si opp en vaktmester som fortsatt var i prøvetid. Oppsigelsesbrevet ble forsøkt levert ham hjemme, men da døren ikke ble åpnet, ble brevet lagt i postkassen, og oppsigelsen ble sendt på e-post og varslet på sms.

Vaktmesteren gikk til sak, og et av spørsmålene i saken var hvorvidt oppsigelsen ble gitt før eller etter utløpet av prøvetiden. Utgangspunktet er at oppsigelsen anses å funnet sted når den har kommet frem til arbeidstageren. Men det er jo ikke nødvendigvis så lett å vite når den er sendt på mail.

"Hvis bruk av e-post ikke er avtalt og det heller ikke er gitt bekreftelse på at oppsigelsen er mottatt, er det usikkert om oppsigelsen kan sies å være mottatt av arbeidstakeren. Det er (...) betenkeligheter knyttet til å tvinge arbeidstaker til å akseptere en slik kommunikasjonsform ved oppsigelser. Etter lagmannsrettens syn må det i det minste kreves at arbeidstakeren faktisk har registrert at han har mottatt en e-post med oppsigelse og at han har hatt mulighet til å åpne denne. Og det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for dette, " heter det i dommen.

Behold kontrollen selv

– Så selv om denne dommen åpner for at det er mulig å sende oppsigelse på e-post, er det ikke å anbefale, sier Andersen.

– Da er det arbeidsgiver som må kunne få til notoritet ved at den er levert, for eksempel ved en lesebekreftelse på e-post.

– Generelt er jo også et oppsigelsesbrev et viktig dokument, for den ansatte blir det omtrent på linje med en skilsmisse. Da er det lurt å ha den personlige kontakten.

– Og når det har betydning når en oppsigelse er fremkommet, overlater man ansvaret for når den skal åpnes til arbeidstageren ved e-post. Det ansvaret bør nok arbeidstagere beholde selv.

Både den ansatte i bilverkstedet og vaktmesteren vant frem i sine saker, og fikk erstatning på henholdsvis 325.000 kroner og 230.000 kroner. I begge sakene kom lagmannsretten til at arbeidsgiver hadde hatt en manglende oppfølging av arbeidstagerne, og ikke tilstrekkelig grunnlag for oppsigelse.