Gjestekommentar: Lise Dybwad i CBRE
Kontorets rolle har endret seg betraktelig etter pandemien. Dagens kontor handler i større grad om samarbeid, tilhørighet og fellesskap. De fleste virksomheter tilbyr i dag fleksible hybride arbeidsløsninger, noe som innebærer at kontoret slik det var utformet før pandemien ikke nødvendigvis dekker nye behov. Mange opplever ledig kapasitet i lokalene – eller feil type kapasitet – og for liten teknisk støtte for virtuell samhandling. Kontoret er ikke lenger tilpasset den nye normalen.
I CBREs årlige undersøkelse blant store leietagere globalt (CBRE Global Workplace & Occupancy Insights) ser vi tre områder som vil endre arbeidsplasser og kontorporteføljer i løpet av de neste to årene: (1) moderne beregninger for bruk, (2) formålsdrevet fleksibilitet og (3) risikostyring gjennom effektiv datahåndtering.
Må måle faktisk bruk
Vi opererer i en hverdag hvor folk møtes og samhandler både fysisk og virtuelt – ofte til samme tid. Og vi ønsker å arbeide der vi opplever oss mest produktive. Derfor er det ikke lenger nok å måle hvordan vi tenker arealene brukt, vi må måle faktisk bruk.
Ved å fange makrodata for utnyttelsesgrad, som kan komme fra en rekke ulike datakilder, kan vi måle hvor effektivt en etasje, et helt bygg eller hele eiendomsporteføljer blir brukt. Ved å se på utnyttelsesgrad på mikronivå – gjennom bruk av for eksempel ulike sensorer i tak, pulter, vegger etc. – kan vi bedre forstå ansattes arbeidsstil og hvilken type areal ansatte faktisk foretrekker å bruke innenfor kontorets rammer.
Ved å samle datapunktene på makro- og mikronivå kan vi se de ulike behovene for areal over tid (for eksempel inkludert sesongvariasjoner) og få et innblikk i ansattes arbeidsmønster. På denne måten kan arbeidsgivere bedre planlegge og tilrettelegge for riktig type areal og riktig mengde areal til riktig tid.
Tradisjonelle måter å måle utnyttelsesgrad på er basert på planlagt arealbruk, mens moderne målemetoder kartlegger virkeligheten. Å basere kontoret på planer og antagelser kan være en kostbar løsning, sammenlignet med å måle og tilrettelegge for den faktiske virkeligheten.
Formålsdrevet fleksibilitet
De siste to årene har vist at å jobbe hybrid ikke bare er mulig, men foretrukket av mange ansatte. For noen organisasjoner krever hybridarbeid en kontorbasert tilnærming med mest tid brukt på kontoret, mens andre velger en virtuell tilnærming hvor ansatte som primært jobber eksternt, bruker kontoret til samarbeid og arbeider på ulike stedet etter behov.
Hvordan påvirker ønsket om fleksibilitet behovet for areal? Det er tre måter å forstå hvordan en hybrid arbeidspolitikk kan påvirke etterspørselen etter areal på. Hvordan disse tilnærmingene implementeres, varierer basert på tilgjengelige data og graden av ansattes fleksibilitet.
1. Prognoser for etterspørsel basert på virksomhetens vekst: Hvordan vil organisasjonen/teamet vokse eller reduseres; hvor mange ansatte vil ha behov for dedikert eller fleksibel kontorplass, og hvor og når vil ansatte være på kontoret?
2. Estimering av etterspørsel basert på benchmarking: Romfordelingsprogram baseres på ansattes personas – en profil som representerer felles egenskaper hos en ansatt basert på deres jobbfunksjon og arbeidsvaner.
3. Beregning av etterspørsel basert på utnyttelsesmønstre: Plassbehov måles over tid for å identifisere ansattes mønstre og vaner.
Datahåndtering er risikostyring
Beleggsdata er avgjørende for å kunne planlegge og utvikle fremtidsrettede eiendomsstrategier, spesielt for større virksomheter. Under pandemien var beleggsdata sentralt i planleggingen for retur til kontoret og støttet opp om hybride løsninger. Mange beslutningstagere ser nå på data knyttet til belegg og arealutnyttelse som viktige verktøy i sine risikoanalyser og -planer. De samme dataene er avgjørende for å kunne utforme hybride arbeidsprogrammer basert på ansattes preferanser og arbeidsstiler. Som et resultat ser vi økt fokus på datakvalitet og teknologiinvesteringer på arbeidsplassen.
