For det siste året har endret måten mange jobber på, både med påtvunget hjemmekontor og fremvekst i bruk av digitale møte- og samhandlingsplattformer. Mange har uttrykt at de er mer produktive når de jobber hjemmefra, og gjør det tydelig at de vil forvente mer av arbeidsplassen i fremtiden. Samtidig revurderer mange virksomheter sitt totale arealbehov med utgangspunkt i relativt begrensede antagelser om ansattes bruk. Det kan vise seg å bli en dyrekjøpt erfaring.
Og i oss mennesker er det en grunnleggende og iboende skepsis til endringer. I løpet av det siste året har vi altså opplevd noen av de største endringene i nyere tid. Spørsmålet er, når hverdagen etter hvert vender tilbake til normalen, hvilke av endringene vil bestå? Dette er spesielt viktig for måten vi jobber på og stedene vi arbeider fra. Hvordan vil fremtidens arbeidsplass se ut, og i hvilken grad vil hjemmekontoret bestå?
Konsentrasjon versus fellesskap og samarbeid
Et av de viktigste agendapunktene når vi skal se på kontorets fremtid, vil være evnen til å jobbe uforstyrret. Dette står i motsetning til den generelle oppfatning at fremtidens kontor kun vil være et sted primært for samarbeid og dialog. Det vil være urealistisk å tro at vi ikke vil ha behov for å kunne jobbe uforstyrret når vi tilbringer tid på kontoret. En arbeidshverdag består av flere behov som skal dekkes, der vi går fra fokus til samarbeid en rekke ganger i løpet av dagen.
Vel så viktig er kontorets rolle i å støtte opp om aktiviteter og oppgaver som ikke er utpreget egnet i et virtuelt miljø: bygge samhold og relasjoner, samarbeid, uttrykke virksomhetens kultur og fasilitere læring. Vi må ikke anta at å arbeide hjemmefra kun vil handle om fokusert arbeid og kontoret kun vil handle om samarbeid. Begge disse kritiske arbeidsaktivitetene har behov for støtte både når de utføres hjemme og på kontoret.
Kontorlandskapet “one size fits nobody”
En ting vi kan forvente blir borte, er rader med åpne kontorlandskaper. Aktiviteter som normalt utføres i disse “one size fits nobody”-arbeidssonene, vil like sannsynlig utføres på hjemmekontoret. Fremtidige kontorer vil ha fellessoner, samhandlingsrom og kreative soner, så vel som steder som er skjermet og med det formål å utføre konsentrert og fokusert arbeid. Vi kan forvente å se færre faste plasser. Etter som større deler av arbeidet kan utføres hvor som helst, er det ikke lenger fornuftig å ha dedikerte arbeidsplasser til mennesker som ikke er til stede.
Videomøteplattformer har gitt en ny dynamisk tilnærming til å møtes og samhandle, og de kan påvirke hvordan, når og på hvilken måte vi bruker kontorets arealer i fremtiden. Det er tydelig at teknologiplattformene finnes i de aller fleste virksomheter i dag og gjør oss i stand til å arbeide uten geografiske restriksjoner.
Hjemmekontorpreferanser: Undersøk, ikke anta
Det vil være svært uheldig og farlig å ta beslutninger vedrørende kontorets fremtidige arealstørrelse og utforming i dag som vil kunne medføre at ansatte er påkrevet å jobbe hjemmefra i fremtiden fordi det ikke er tilstrekkelig med kontorplass. Likevel er det mange organisasjoner som tar antagelser og beslutninger basert på relativt begrenset informasjon.
Virksomheter bør å være forsiktige med å overvurdere effektiviseringsgevinster i areal ved å inkludere hjemmekontor i sin eiendomsstrategi. Arbeidsplasskapasitet tar utgangspunkt i det maksimale antall mennesker som er på kontoret på en dag. Selv om de store landskapene med faste plasser minimeres, vil andre funksjoner som erstatter disse ta like mye plass. Dersom det ikke er etablert struktur eller system for å sørge for at omtrentlig samme antall mennesker som kommer på kontoret hver dag, vil sannsynligvis ikke maksimalt ansatte til stede variere stort fra før Covid-19, og besparelsene blir minimale.
