For børsnoterte selskaper er generalforsamlingene en møteplass der det tas viktige beslutninger, gjennomføres valg og knyttes kontakter. Møtene samler alt fra en drøy håndfull aksjonærer der det meste er avgjort på forhånd til stappfulle saler der innlegg og motinnlegg kan holde deltagerne i stolene i flere timer.
I år har pandemien snudd opp-ned på alt dette. Det formelle kom på plass da Næringsdepartementet i mars åpnet for at generalforsamlingene ikke måtte gjennomføres fysisk – de kunne også foregå digitalt. Selskapene fulgte lydig opp og anmodet aksjonærene om å følge generalforsamlingene via nettet. Det var kun en oppfordring, ingen ble nektet å møte opp, men for de aller fleste selskapene resulterte dette i at det fysiske fremmøtet ble langt mindre enn vanlig.
Nå er stort sett alle ordinære generalforsamlinger gjennomført – men er de virkelig blitt digitalisert? Flere av tilbakemeldingene vi har fått er positive, der selskapenes IR-ansvarlige forteller at møtene ble gjennomført etter planen. Men for de aller fleste betød det at vedtakene ble gjennomført med forhåndsstemmer og fullmakter – og at diskusjonen under selve møtet begrenset seg til at møteleder og styreleder leste opp fra hver sin papirbunke.
Det viste seg raskt at de to viktigste tekniske utfordringene for å gjennomføre en fullverdig digital generalforsamling er å kunne foreta avstemninger live under selve møtet – og å la aksjonærene kunne delta i diskusjonen live. Digitale avstemninger finnes det løsninger for, men utviklerne av videokonferanseløsninger har en stor utfordring i å få på plass systemer som kan gjøre pandemibegrensede generalforsamlinger til fullverdige alternativer.
– Sjakk matt
Pål Egil Rønn er styreleder i både AF Gruppen og Bouvet og han representerer den gruppen som ikke bare sitter igjen med positive erfaringer etter årets generalforsamlinger.
– Jeg har vært med på flere av dem, med stor variasjon i opplevelsen og kvaliteten. Det går blant annet på forutsigbarheten med hensyn til teknikken. Når teknikken ikke spiller på lag, da er du litt sjakk matt hvis generalforsamlingene skal bli fullverdige, sier Rønn.
Teknikken Rønn snakker om, er i første rekke den løsningen for digital stemmegivning som DNB har fått på plass i sitt samarbeid med engelske Lumi Global. DNB er en av de viktigste partnerne til børsnoterte selskaper i gjennomføringen av generalforsamlingene, ikke minst for å registrere stemmer både på forhånd og under generalforsamlingen, og i år fikk denne løsningen virkelig prøvd seg. I de fleste tilfeller fungerte Lumi/DNB-løsningen bra, men i AF Gruppens tilfelle ble det dokumentert hvilke utfordringer som kan oppstå når alt skal skje live. Flere ganger falt blant annet kontakten med aksjonærene som ikke var fysisk til stede ned – og de måtte koble seg opp igjen. Ting skjedde heller ikke uten forsinkelser.
Mange aksjonærer har tegnet seg med lyst til å delta på generalforsamlingen, men da må kvaliteten bli bedre og mer forutsigbar.Pål Egil Rønn
– Generalforsamling er et viktig forum for eiere. Der er det viktig å kommunisere selskapets kultur samt at det er gode muligheter for å bygge nettverk. Digitale løsninger begrenser disse mulighetene, i hvert fall slik de fungerer nå, sier Rønn. – Flyten i arrangementet blir borte når det går flere minutter fra det stilles forslag til vedtak til det kan stemmes over disse forslagene.
For Rønn viser dette litt av sårbarheten i den digitale pakken. – Mange aksjonærer har tegnet seg med lyst til å delta på generalforsamlingen, men da må kvaliteten bli bedre og mer forutsigbar.
– Var det noen kommunikasjon i løpet av møtet?
– Nei, det var dørgende stille. Muligheter for å chatte og stille spørsmål var der, men på grunn av tidsforsinkelsen ble dette ikke hensiktsmessig, dynamikken ble borte.
Passord til alle aksjonærene
DNB er som sagt kontofører for AF Gruppen og mange andre børsnoterte selskaper, en rolle som blant annet består i å holde orden på aksjonærlisten.
– Vi har i mange år bistått større selskaper i Norge, hovedsakelig de børsnoterte, med avholdelse av deres generalforsamlinger ved bruk av VPS-systemet, sier kommunikasjonsdirektør Vibeke Hansen i DNB. – Vi gjør da alt fra å hjelpe dem med å sende ut innkalling, registrering av påmeldinger, forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser, til registrering av oppmøte og opptelling ved avstemminger.
DNB har også inngått en avtale med Lumi Global om å lisensiere deres programvare slik at de også kan tilby digitale avstemninger for de selskapene som ønsker det. – Vi kombinerer VPS-løsningen med Lumi-løsningen for at dette skal fungere best mulig, sier Hansen. – Interessen for dette har økt betydelig som resultat av Covid-19. Vi har avholdt generalforsamlingene til flere store selskaper som rene digitale møter i år, og har flere planlagte foran oss.
Teknisk får hver aksjonær sin bruker-ID og sitt passord for den enkelte generalforsamlingen som sørger for sikker identifisering. – Aksjonærene får logget inn, og de får se eller høre generalforsamlingen avhengig av om selskapene velger en full webcast eller audiocast, samt stemme live på alle sakene som skal behandles. Aksjonærers talerett er det også tatt hensyn til ved at de kan skrive inn spørsmål eller kommentarer til generalforsamlingen der og da, sier Hansen.
To ganger i Norwegian
Norwegian er et annet av selskapene som brukte DNB/Lumi-løsningen, og med langt bedre resultater. Den er også blitt brukt to ganger, både under den ekstraordinære generalforsamlingen 4. mai der krisepakken og gjeldskonverteringen ble vedtatt, og under den ordinære generalforsamlingen i slutten av juni.
Spenningsmomentet var om alle fikk til stemmegivningen underveis.Tore Østby, Norwegian
– En av utfordringene var live-avstemningen på den første generalforsamlingen, sier Tore Østby, direktør for strategisk utvikling i Norwegian. – Hvis du ser på protokollen, ser du at det skulle stemmes for ett antall aksjer først og et annet antall etterpå. Det skjedde mye underveis. Det var en veldig komplisert generalforsamling der løsningen for gjennomføringen av avstemningene spilte en viktig og aktiv rolle.
Og for Norwegian fungerte det helt etter planen. – Vi fikk ingen tilbakemeldinger på at noen hadde mistet forbindelsen underveis. Spenningsmomentet var om alle fikk til stemmegivningen underveis, men hvis vi ser på antallet aksjer det ble stemt for, har vi inntrykk av at det gikk veldig etter planen. Den ekstraordinære generalforsamlingen var også en av de første som DNB hadde gjennomført, derfor hadde vi en prøvekjøring dagen før, sier Østby.
På en ordinær generalforsamling i Norwegian er det vanligvis 30–40 aksjonærer til stede, men på den ekstraordinære i mai ble det registrert 437 deltagere som var med via nettet. – I slike tilfeller blir digitale møter et pluss. Det gjør det enkelt for mange å delta, det gjør møtene mer tilgjengelige for aksjonærer som ikke bor i nærheten.
Men for utenlandske aksjonærer kan digitale online-avstemninger være en utfordring. – For alle som ikke har en norsk VPS-konto er det litt klønete, litt komplisert. Disse må sørge for å ha aksjene registrert på en norsk VPS-konto dersom de skal kunne stemme online under en generalforsamling, forklarer Østby.
Alle zoomet inn
De aller fleste generalforsamlingene ble vist live ved hjelp av webcast, det har også vært normalen før coronaen slo til slik at alle som ønsker kan følge forhandlingene. Norwegian gikk imidlertid også her i forkant og valgte videokonferansesløsningen Zoom som sitt alternativ. Det vil si, det var bare den harde kjernen av ledelse, styremedlemmer og kommunikasjonsavdeling som kunne kommunisere med hverandre på vanlig måte med Zoom. Aksjonærene og andre interesserte logget seg på presentasjonen via en link i innkallingen og kunne på den måten se og høre hva som skjedde.
Vi satte ikke noen begrensninger, nettopp for at det skulle være som på en vanlig generalforsamling, at alle skulle ha rett til å ytre sin mening.Tore Østby, Norwegian
– Det viktige var at løsningen måtte tåle relativt høy deltagelse. I tillegg satt vår styreformann i Danmark på grunn av reiserestriksjonene, og han ble også med via Zoom. Vi valgte å la styreformannen åpne generalforsamlingen og innlede, og deretter valgte vi en annen møteleder som var fysisk til stede på generalforsamlingen, sier Østby. – Dermed ble dette også en post det skulle stemmes over.
Det var imidlertid ikke mulig for de vanlige aksjonærene å bruke Zoom aktivt, de måtte nøye seg med chat-funksjonen. – Her kunne man komme med både kommentarer og spørsmål, og vi valgte en policy der vi svarte på alle spørsmålene. Vi satte ikke noen begrensninger, nettopp for at det skulle være som på en vanlig generalforsamling, at alle skulle ha rett til å ytre sin mening.
– Men det er klart at det blir mer komplisert med en digital gjennomføring, spesielt hvis du har dissens. Hvis vi hadde hatt en generalforsamling med blokker eller en heftig diskusjon, ville det blitt mye mer komplisert enn det vi opplevde, forteller Østby.
Pexip er på ballen
Zoom er en løsning for videokonferanse – de fleste bedrifter bruker i dag Teams, og Skype eller Hangouts er andre alternativer. På toppen av dette kommer selvfølgelig norske Pexip, et selskap som også nylig er blitt børsnotert.
Men heller ikke Pexip brukte en åpen videokonferanseløsning under årets generalforsamling.
– Vår siste generalforsamling var før børsnoteringen, og den gangen var det bare åtte–ti deltagere. Med så få deltagere kan man enkelt kjøre en diskusjon på video uten å bruke mer avanserte funksjoner med for eksempel håndsopprekning og styring av video/muting, forteller kommunikasjonssjef Lars-Einar Petterson.
Han forsikrer likevel at Pexip har alle de mulighetene som må være tilgjengelige for å skape en møteplass der alle kan kommunisere. – Nå som bruk av video er blitt en del av den nye hverdagen, endrer også behovene seg. Der bedrifter tidligere ønsket å kjøre fysiske generalforsamlinger, har de fleste forstått at bruk av video blir en del av omtrent alle møter også i fremtiden.
– Vi opplever at mange av våre kunder ønsker en funksjon der deltagerne i møtet kan be om ordet og der arrangøren av møtet kan styre hvem som skal få snakke. Dette er en funksjon som er tilgjengelig gjennom Pexip Infinity, sier Petterson.
Pexip gir virksomheter mulighet til å ha flere hundre deltagere i et virtuelt auditorium. – Her kan deltagerne se den som presenterer, og den som presenterer kan se alle deltagerne. Deltagerne er automatisk mutet, men arrangøren kan velge å gi ordet til den eller dem som har bedt om å få si noe. Vi jobber med å videreutvikle funksjoner som gir enda bedre møteopplevelser på video.
Alt avgjort på forhånd
Storebrand er et eksempel på et av de tallrike selskapene som kjørte en digital generalforsamling – helt uten digitalt innhold.
– Storebrand utsatte sin generalforsamling som vanligvis holdes i begynnelsen av april til 17. juni, forteller advokat Per Kjetil Lilleskare i selskapets konsernjuridiske avdeling. – Der var vi veldig tydelige på at flest mulig burde bruke sin rett til å forhåndsstemme, alternativt gi fullmakter til møteleder eller styreleder slik at det fysiske fremmøtet skulle bli minst mulig.
Hvis man i fremtiden skal ha denne formen for digitale generalforsamlinger, må man få på plass løsninger som åpner for mer enn forhåndsstemmer.Per Kjetil Lilleskare, Storebrand
Storebrand har valgt Nordea som kontofører, men Nordea har ikke den løsningen for online stemmegivning som DNB tilbyr sine kunder. – Nordea kunne ikke tilby oss en pålitelig løsning for toveiskommunikasjon med aksjonærene. Derfor måtte avstemningen skje på forhånd. Resultatene var gitt i form av forhåndsstemmer.
– Hvis man i fremtiden skal ha denne formen for digitale generalforsamlinger, må man få på plass løsninger som åpner for mer enn forhåndsstemmer. Det er noe vi kommer til å etterlyse ved neste korsvei, sier Lilleskare.
Hos Storebrand var det også “största möjliga tystnad” under generalforsamlingen. Ikke engang chatting ble det åpnet for. – Men vi oppfordret aksjonærene til på forhånd å sende inn spørsmål som vi ville be aktørene kommentere eller svare på.
I sum har årets generalforsamlinger blitt gjennomført på rekordtid. – Storebrands generalforsamling har aldri tidligere blitt avsluttet på så kort tid. Den ble unnagjort på under en time, mens den vanligvis kan ta det dobbelte, sier Lilleskare.
