– Det første vi gjorde var å skifte regnskapssystem hos alle klubbene. Tidligere benyttet Oslo Idrettskrets Visma, men for å sikre gode integrasjoner og et intuitivt system valgte de å gå for PowerOffice Go, sier Emil Rydje i TheVit..
Business Intelligence Teamet til TheVit har deretter satt opp integrasjoner mot idrettsforbundets administrasjonsløsninger som SportsAdmin og KlubbAdmin og til Tilskuddsportalen og Styreportalen.
– Mange av klubbene har bytter økonomisystemer hyppig de seneste årene, og det har vært endel rot, sier Rydje.
Flere av klubbene hadde tidligere outsourcet deler av bokføringsjobben til India, men dette er nå historie.
– India er nå helt ute, og vi har tatt over hovedansvaret for bokføringen.
Bransjespesifikke team
TheVIT har delt sine regnskaps- og lønnstjenester i bransjespesifikke team. Kundene får dermed rådgivere og operative ressurser som er spesialister i den bransjen de opererer innenfor. Teamet til Rydje dekker service, idrettslag og foreninger.
– Idretten har masse særregler, spesielt innen skatt og avgift. Dette gjør arbeidet krevende, men også morsomt, sier han.
Porteføljen TheVit tok over fra Idrettens regnskapskontor besto av 12 klubber.
– Vi hadde mange inne fra før av, nå har vi rundt 50 klubber som vi håndterer regnskaps- og lønnstjenester for. Både vi og kretsen ønsker at flere av klubbene skal implementere regnskapssystemet til PowerOffice. Vi vil gjerne ha med alle, men det er ikke noe som vil skje over natten. Det vil ta tid, sier Emil Rydje.
For klubbene er det fortsatt to veier å gå.
– Det hele handler om hvilken egeninnsats klubbene ønsker å legge ned og hvilken kompetanse de besitter. Ønsker de å gjøre det meste av jobben selv, så er det full anledning til det gjennom bruken av regnskapssystemet til vår hovedeier SpareBank 1 Østlandet. Der er det direkte integrasjoner mot bank og mot idrettens egne systemer.
Alternativ to er ifølge Rydje å overlate det meste av jobben til TheVit.
– Vi kan selvsagt gjøre hele jobben, men det er ikke noe i veien for at klubbene bokfører deler av bilagene selv og henter ut de rapportene de måtte ønske. Det viktigste er at klubbene får og kan hente ut raske svar.
Alltid ajour
En av de største fordelene med å ha et regnskapssystem i skyene er ifølge TheVit at regnskapet til enhver tid er ajour.
– Vi har opprettet en egen portal der klubbene kan legge inn sakene sine. De blir aldri liggende. Det er direkte innsyn, og regnskapet er oppdatert til enhver tid. Idrettslagene har tidligere brukte mye tid på blant annet salgsrapporter. Nå bruker alle Vipps, som innebærer at salgsrapportene oppdateres fortløpende.
Rydje legger ikke skjul på at TheVit har planer om å få hele idretts-Norge inn på kundelisten.
– I første omgang er dette et løp mellom TheVit og Oslo Idrettskrets. På sikt ønsker vi å involvere flere kretser for å få til et større nasjonalt samarbeid med Sparebank 1 der TheVit skal være i førersetet.
